En un mundo empresarial cada vez más dinámico, la formalización y el cumplimiento tributario se han convertido en pilares esenciales para el éxito de cualquier organización. El Documento Soporte de Adquisiciones (DSA) no solo es una herramienta clave para garantizar estas obligaciones, sino también una oportunidad para optimizar procesos y fortalecer la gestión empresarial. En este artículo, exploraremos todo lo que necesitas saber sobre el DSA, su importancia y cómo puede transformar la forma en que manejas tus adquisiciones.
El documento soporte en adquisiciones (DSA), con no obligados, relaciona la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado para expedir factura electrónica de venta; de esta forma, el comprador genera dicho documento para soportar los costos, deducciones o impuestos descontables.
¿Cuáles son las bases legales del documento soporte en adquisiciones?
Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020 y la Resolución 0000167 del 30 de diciembre de 2021
¿Cuáles son las formas de trasmisión para la validación del documento soporte de adquisiciones en la DIAN?
- En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
- A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
¿Quiénes están obligados a emitir Documento soporte de adquisiciones?
Los adquirientes y/o compradores de bienes y servicios que requieran soportar costos, deducciones e impuestos descontables en las declaraciones de renta y complementarios.
¿Qué beneficios tiene?
Te permite documentar las operaciones cuando se realizan con proveedores no obligados a emitir factura o documento equivalente. Así soportas adecuadamente costos, deducciones, o impuestos descontables en estas adquisiciones
¿Cuál era la fecha tope para implementar documento soporte en adquisiciones?
Primero (1) de agosto de 2022.
Cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades, de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente»
¿Qué pasa con los no sujetos a facturar electrónicamente?
Deberán continuar con la generación manual del Documento Soporte de Adquisiciones.
¿Qué efectos tienen las notas de ajuste al DSA?
- Anulación o corrección del documento soporte en adquisiciones.
- Cuando se anule o corrija un documento soporte en adquisiciones, el número del documento anulado o corregido no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas notas de ajuste electrónicas para realizar ajustes entre ellas.
¿Qué pasa si hay impedimentos tecnológicos para transmitir el DSA?
- Inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN: Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, el sujeto dispone de un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico.
- Inconvenientes tecnológicos por parte del emisor o del proveedor tecnológico: Si se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto, que impiden la transmisión de la información, este deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.
¿Por cuánto tiempo se deben conservar los DSA?
5 años según artículo 632 del E.T., contados desde el 1 de enero del año posterior a su implementación.
¿Cuáles son los requisitos?
- Estar denominado como “Documento Soporte de Adquisiciones efectuado a no obligados a facturar”.
- Fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
- Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
- Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas – DIAN
- El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS
¿Qué deben detallar las notas de ajuste al DSA?
- Estar denominado como “Nota de Ajuste de Documento soporte”.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
- El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente -CUDS de la nota de ajuste.
- Fecha de generación de la nota de ajuste.
- Número y fecha de generación del CUDS (Código Único de Documento Soporte) del Documento Soporte o documento equivalente al cual hacer referencia la nota de ajuste.
- Descripción del bien o servicio.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria -NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios
- Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando a ello haya lugar.
- Incluir firma del emisor de la nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones.
- Contener el CUDS (Código Único de Documento Soporte).
¿Qué sujetos no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente en sus operaciones?
Artículo 7. Sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria los siguientes sujetos no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente en sus operaciones:
- Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
- Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
- Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA.
- Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
- Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
- Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
- Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario -UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
- Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
Parágrafo 2. Para los sujetos de que trata el numeral 8 de este artículo, el documento soporte de las operaciones que se realicen con prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales, corresponderá al documento soporte de que trata el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y al artículo 55 de esta resolución, lo anterior de conformidad con el inciso 4 del parágrafo 2 del artículo 437 del Estatuto Tributario.
¿Cuáles son los beneficios de transmitir los DSA a través de la plataforma Documénteme de MENTUM?
- Diferentes opciones de integración (web service, archivo plano, pyme).
- Transmisión de la información de forma inmediata a la DIAN y al proveedor.
- Generación de una representación gráfica estándar que cumple con los requisitos establecidos por la DIAN.
- Posibilidad de enviar y reenviar los documentos a los proveedores de forma individual o masiva.
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- Administración de los permisos que se le otorgan a las personas que generan los documentos.
- Posibilidad de crear la cantidad de usuarios necesarios para la administración y operación de la plataforma.
- Cargue automático de las resoluciones por medio de un servicio web a la DIAN.
- Reporte detallado de los documentos que se integran a la plataforma por medio de web service y archivo plano.
- Descarga masiva de documentos y de informes.
- Filtros por tipo de documentos, estado de la DIAN, fechas, número de documento o identificación del proveedor.
