Cliente: Regin S.A.S.
Regin (Regin S.A.S.) se estableció en 1997 pensando en las necesidades de la industria plástica y metalmecánica, para comercializar y suministrar elementos estandarizados y herramientas con tecnología de punta, por intermedio de compañías internacionales que cumplen con las normas estándar de calidad.
El reto: pedidos en papel y ventas sin métricas
Tecnológicamente, Regin no contaba con un sistema de información CRM para gestionar las actividades de su fuerza comercial ni tomar pedidos de forma automatizada. Esto generaba altos costos por reprocesos y demoras en los tiempos de atención a sus clientes.
Pedidos manuales que se re-digitaban dos veces
Los asesores comerciales visitaban a los clientes y tomaban sus pedidos de forma manual en formatos impresos, que posteriormente llevaban a las áreas administrativas, las cuales debían re-digitar toda la información para finalizar el proceso logístico de entrega y facturación al cliente.
Indicadores comerciales sin visibilidad real
El seguimiento de indicadores comerciales se realizaba manualmente a través de tablas de Excel, que se revisaban mensualmente con pocas métricas, lo que hacía que pronosticar las ventas y llevar registro de las actividades de los asesores fuera una tarea muy compleja.
La solución: qlip Business CRM, integrado con su ERP y su correo
En enero de 2023, Regin tomó la decisión de transformar tecnológicamente toda su gestión de ventas con qlip Business CRM.
Esta transformación permitió administrar su fuerza comercial, automatizando el registro de actividades de cada asesor —en formatos nativos y personalizados— y la toma de cotizaciones y pedidos, además de contar con tableros de control de gestión con métricas personalizadas para la toma de decisiones gerenciales.
Adicionalmente, se generaron dos integraciones clave:
Integración con Total Innovation (ERP)
Por un lado, la gestión de pedidos desde qlip Business CRM se integró con la plataforma ERP Total Innovation para agilizar el proceso de facturación electrónica. Por otro lado, Total Innovation entrega información sobre clientes y stock de inventario a qlip Business CRM, para apoyar la gestión de toma de pedidos por parte de los comerciales.
Integración con Microsoft Outlook
Permite gestionar todas las comunicaciones con clientes desde qlip Business CRM, dejando registro de cada actividad y aumentando la productividad del equipo.
Una implementación 100% virtual, en solo un mes
Todo el proceso se realizó de forma 100% virtual y se completó en aproximadamente 1 mes. Actualmente, 6 colaboradores están utilizando la herramienta.
Durante la implementación, el equipo enfrentó algunos retos importantes:
Adopción tecnológica en todo el equipo comercial
La adopción de la tecnología en un grupo de usuarios con rangos de edad mayor, quienes acogieron muy bien la nueva metodología al ver la facilidad de uso.
Integración dinámica entre sistemas
Lograr un 100% de funcionamiento en la integración de los sistemas, que se consiguió de forma dinámica.
Uso de la herramienta en dispositivos móviles
El uso de la tecnología en dispositivos móviles: hoy la herramienta se usa tanto en celulares como en equipos de escritorio.
En palabras del cliente
«Con la ayuda de Mentum implementamos el CRM de qlip Business para lograr integrar los pedidos de los clientes, agilizando así las cotizaciones y la facturación, lo que nos permite controlar el trabajo de los vendedores y evitar los reprocesos.»
— Claudia Patricia Guerrero, Directora Administrativa y Financiera de Regin S.A.S.
¿Tu empresa enfrenta retos similares?
Si tu equipo comercial también depende de procesos manuales, formatos en papel o reportes en Excel para gestionar sus ventas, en Mentum Group podemos ayudarte con qlip Business CRM.
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