Cliente: Motos de Oriente, distribuidor Yamaha
Motos de Oriente es un distribuidor autorizado de Yamaha con más de 27 años de experiencia en el mercado, con presencia en los municipios de El Carmen de Viboral y El Santuario, en el Oriente Antioqueño.
Se trata de una empresa familiar reconocida por ofrecer un servicio cercano, ágil y de calidad. Uno de sus principales diferenciadores es su modelo de financiación directa, con el cual brinda mayores facilidades a sus clientes para la adquisición de motocicletas y servicios asociados.
Actualmente cuenta con un equipo de aproximadamente 15 colaboradores, que participan en los procesos administrativos, comerciales y operativos de la organización.
El reto: información dispersa y cartera difícil de controlar
Antes de iniciar el proyecto, Motos de Oriente enfrentaba varios desafíos operativos que limitaban la visibilidad de su información y dificultaban el control financiero:
Sin cartera consolidada por cliente y motocicleta
No existía una cartera consolidada por cliente y motocicleta, y el seguimiento de los créditos financiados era complejo. Tampoco era posible consultar la cartera de acuerdo con el calendario de pagos pactado con cada cliente.
Reportes administrativos incompletos para el análisis comercial
Los reportes administrativos no incluían toda la información requerida para el análisis comercial, y el control de motocicletas recibidas como parte de pago era manual, lo que generaba dificultades de seguimiento.
Procesos manuales con alto riesgo de error
Existían procesos con demasiada intervención manual, que aumentaban el riesgo de errores. Todos estos factores hacían necesario implementar una solución que centralizara la información y automatizara la operación.
La solución: una implementación de qlip BUSINESS en dos fases
Para minimizar el impacto operativo y asegurar una adecuada adopción por parte de los usuarios, el proyecto se dividió en dos fases.
Primera fase: contabilidad, tesorería y punto de venta
Implementada en 4 meses, se pusieron en marcha los módulos de Contabilidad, Tesorería, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Punto de Venta (POS) e Inventarios. Esta fase culminó exitosamente y permitió poner en operación el núcleo financiero y de inventarios de la compañía.
Segunda fase: mantenimiento, taller y servicio posventa
Actualmente se encuentra en curso la implementación de los procesos de Mantenimiento, Taller y Servicio posventa, con el objetivo de integrar completamente la operación administrativa y operativa dentro de qlip BUSINESS.
Los principales retos del proyecto
Como en toda implementación ERP, uno de los mayores desafíos fue adaptar el sistema a procesos muy particulares del negocio.
Consolidación de cartera
La compañía requería consolidar varias facturas y notas débito en un único documento de cartera, manteniendo al mismo tiempo la correcta emisión de los documentos electrónicos. Esta necesidad implicó desarrollar una personalización que permitiera cumplir con la normativa tributaria sin sacrificar la operación financiera de la empresa.
Calendario de pagos por financiación propia
El negocio trabaja bajo un modelo de financiación propia, por lo que era indispensable que la cartera no solo mostrara los saldos pendientes, sino también cada una de las cuotas pactadas, sus fechas de vencimiento y el comportamiento de pago de los clientes.
Integración entre sistemas
Otro reto importante fue garantizar una integración estable entre los sistemas involucrados en la operación. Finalmente se logró una integración dinámica y completamente funcional que permite el intercambio automático de información.
Operación POS en dos sedes
Debido a que la empresa cuenta con dos sedes, fue necesario parametrizar correctamente la operación del Punto de Venta para garantizar el manejo independiente de cada sucursal sin perder la consolidación administrativa.
Soluciones implementadas
Para atender estos requerimientos se realizaron distintas configuraciones y desarrollos dentro de qlip BUSINESS:
Consolidación automática de cartera
Una personalización que permite agrupar múltiples facturas y notas débito en un único documento de cartera, simplificando el seguimiento de las obligaciones de cada cliente.
Administración del calendario de pagos
Un modelo de financiación que permite definir el número de cuotas, establecer fechas de vencimiento, consultar el estado de cada cuota y obtener reportes detallados para la gestión de cobranza.
Reporte de cartera personalizado
Un informe adaptado a las necesidades administrativas del cliente, con campos específicos para facilitar el análisis financiero y comercial.
Control de motocicletas recibidas como parte de pago
Un proceso para registrar y controlar las motocicletas que ingresan como parte de pago durante una venta, permitiendo una trazabilidad completa de estos activos.
Beneficios obtenidos con qlip BUSINESS
Una vez finalizada la primera fase, Motos de Oriente comenzó a percibir beneficios importantes en su operación:
- Mayor control financiero
- Información centralizada
- Reportes gerenciales más completos
- Mejor seguimiento de la cartera
- Automatización de procesos manuales
- Mayor trazabilidad de la información
- Reducción de errores operativos
- Mayor velocidad para consultar información
- Mejor control sobre la financiación de clientes
- Mayor facilidad para la toma de decisiones
Un acompañamiento constante, de principio a fin
Uno de los aspectos más valorados por el cliente fue el acompañamiento permanente durante toda la implementación.
«Durante todo el proceso hubo un acompañamiento constante por parte del equipo de qlip. Existió una escucha activa, una adecuada comprensión de nuestros procesos y respuestas oportunas frente a las inquietudes que surgieron durante la implementación.»
— Líder del proyecto, Motos de Oriente
El cliente destaca que hoy cuenta con una organización mucho más estructurada gracias a la información centralizada que ofrece qlip BUSINESS, especialmente en el seguimiento de cartera y los indicadores comerciales.
Un proyecto 100% virtual, sin afectar la operación diaria
Toda la implementación se realizó de manera completamente remota. Gracias a las herramientas colaborativas fue posible ejecutar el levantamiento de procesos, la parametrización, las capacitaciones, las pruebas, el acompañamiento y la salida en vivo, sin afectar la operación diaria de la compañía.
Además, se logró una excelente adopción del sistema por parte de los usuarios finales.
Estado actual: la transformación digital continúa
Motos de Oriente continúa fortaleciendo su proceso de transformación digital con la segunda fase del proyecto, enfocada en los procesos de mantenimiento y taller. Esta etapa busca consolidar una solución integral que permita gestionar de manera centralizada toda la operación del negocio dentro de qlip BUSINESS.
Integración con WhatsApp para el taller
Como parte de esta evolución, se está implementando la integración con WhatsApp, la cual permitirá optimizar la comunicación entre el taller y sus clientes mediante el envío automatizado de notificaciones relacionadas con el proceso de servicio: recepción del vehículo, avances en la reparación, aprobación de presupuestos, confirmación de trabajos realizados y notificación de entrega. Esto mejorará la experiencia del cliente, la oportunidad en la comunicación y la trazabilidad de cada servicio.
¿Tu empresa enfrenta retos similares?
Si tu negocio también necesita consolidar su cartera, automatizar procesos administrativos o tener visibilidad clara de su operación financiera y comercial, en Mentum Group podemos ayudarte con qlip BUSINESS.
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