Cliente: Conbienes S.A.
Conbienes S.A., parte de un conglomerado de empresas de Colombia, se dedica a la comercialización de soluciones inmobiliarias que contribuyen a la transformación social y urbanística del país, a través de centros comerciales, oficinas, industria y vivienda.
El reto: sistemas que no se comunicaban entre sí
Un ERP incompatible con la facturación
Antes de dar el salto, Conbienes S.A. enfrentaba una limitación que frenaba su crecimiento: su ERP no era compatible con el sistema de facturación, lo que le impedía escalar y automatizar procesos clave del negocio.
Decisiones que dependían del equipo de TI
A esto se sumaba otro obstáculo, quizás más silencioso pero igual de costoso: la toma de decisiones dependía por completo del equipo de TI. Cada área necesitaba esperar los informes generados por TI para poder avanzar, lo que ralentizaba la operación día a día.
La solución: un ecosistema Microsoft con Dynamics 365 Business Central
Consolidación de herramientas Microsoft
En 2019, Conbienes S.A. tomó una decisión estratégica: consolidar y potenciar las herramientas de Microsoft que ya utilizaba —Office 365 para la ofimática, Teams para la comunicación, Power BI como reportador y OneDrive para el almacenamiento de archivos— y construir sobre ellas un verdadero ecosistema tecnológico.
Implementación de Dynamics 365 Business Central
Con el apoyo de Mentum Group., implementó Microsoft Dynamics 365 Business Central, convirtiéndolo en el core de su operación.
Gestión documental con Microsoft SharePoint
Como parte de esta transformación, también se reemplazó la solución de gestión documental por una basada en Microsoft SharePoint, integrada con Dynamics 365 Business Central, lo que mejoró notablemente este proceso.
Una implementación 100% virtual
Todo el proceso se llevó a cabo de forma completamente virtual. Se realizaron pruebas exhaustivas para garantizar una implementación exitosa y el buen uso de la herramienta, hoy utilizada por 35 colaboradores.
El mayor desafío fue operar con dos sistemas en paralelo: el anterior, para no interrumpir la operación diaria, y Dynamics 365 Business Central, como la solución definitiva.
«El gran desafío fue trabajar con dos sistemas: el anterior porque debíamos continuar con la operación y Dynamics 365 Business Central como la solución definitiva»
— Deiner Marin, Director de TI de Conbienes S.A.
Gracias a este trabajo, Conbienes S.A. logró llevar 13 de sus 14 modelos de facturación a la nueva tecnología.
Resultados: velocidad, autonomía y control
La transformación se tradujo en mejoras concretas y medibles en los procesos del día a día:
Facturación mensual: de una semana a un día
El proceso de facturación mensual pasó de entregarse en una semana a procesarse en un solo día, con todos los modelos de facturación ya automatizados.
Creación de contratos: de días a minutos
La creación de contratos, que anteriormente tomaba mucho tiempo, ahora puede resolverse en cuestión de minutos.
Informes de estado de cuenta: información inmediata
Los informes sobre el estado de cuenta de un cliente, que antes tardaban un día en generarse, hoy están disponibles de inmediato.
35 colaboradores y 13 de 14 modelos de facturación migrados
A esto se suma un cambio cultural clave: la adopción de soluciones ágiles llevó a las diferentes áreas de la compañía a autogestionarse, dejando atrás la dependencia exclusiva del equipo de TI.
En palabras del cliente
«Antes, todos dependíamos de los informes del equipo de TI, lo cual ralentizaba la toma de decisiones. Hoy, con Dynamics 365 Business Central, cada área tiene autonomía»
— Deiner Marin, Director de TI de Conbienes S.A.
¿Tu empresa enfrenta retos similares?
Si tu operación también depende de sistemas que no se comunican entre sí o de procesos que deberían tomar minutos y toman días, en Mentum Group podemos ayudarte a construir el ecosistema tecnológico que tu negocio necesita.
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