Al interior de todas las empresas se cumplen con una serie de protocolos que permiten la correcta gestión de actividades y procesos. Uno de ellos y del que te vamos a hablar en este artículo, es la facturación electrónica. Así que, si es muy poco lo que sabes sobre ella, o tienes dudas de su implementación, no te preocupes, porque te ayudaremos a solucionar tus dudas. Toma nota.
Para empezar a entender el concepto es necesario que revisemos primero lo que se conoce como factura. La factura es un documento obligatorio de índole comercial que respalda todo tipo de transacción, de modo que te ofrece la posibilidad de expedición, recibo, rechazo y conservación de datos tras la adquisición de un producto o servicio.
En ella se incluye toda la información pertinente relacionada con la operación que la emite, así como sobre la transacción misma, por ejemplo: número de factura, razón social, fecha de expedición, descripción del bien o servicio, cuota tributaria, descuentos, entre otros.
Sabiendo esto, la facturación electrónica, se trata de un soporte digital expedido y recibido 100% en formato electrónico, todo por medio del uso de sistemas informáticos, cumpliendo así, con las mismas funciones de una factura impresa.
Recuerda, la facturación electrónica cumple las mismas funciones de un comprobante de pago impreso.
¿La facturación electrónica es de uso obligatorio?
Una de las dudas más comunes que surge entre los empleados de nuestras empresas. Bien, en la actualidad, la facturación electrónica obligatoria la define la DIAN con base en tipos de empresas (Grandes contribuyentes) y en segmentos económicos (CIIU), hasta llegar a todas las empresas que estén obligadas a utilizar este modelo de facturación.
Sin embargo, es posible que las empresas, aprovechando los beneficios económicos, de velocidad, facilidad de preservación del medio ambiente que genera la facturación electrónica, se acojan al modelo de facturadores electrónicos voluntarios y puedan empezar a utilizar este modelo antes que estén obligados a hacerlo.
De todas maneras, en esta era digital, te recomendamos que empieces, de manera paulatina a apropiar está herramienta, con el fin de prevenir futuros percances, además puedes ayudar a promover una conciencia ambiental empresarial.
Ten en cuenta que el formato de las facturas electrónicas varía drásticamente según el país donde ésta es generada, pues deben cumplir con la normatividad puntual nacional. En el caso de Colombia, por ejemplo, se utiliza el formato electrónico de generación XML estándar, el cual ha sido propuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). De igual modo, la facturación electrónica generada en el Estado colombiano también deberá cumplir con las tres siguientes características:
- Cumplir con los requisitos del Artículo 617 del Estatuto Tributario Nacional (617 ET).
- Según la política de firma establecida por la DIAN, se debe incluir la firma digital garante de la autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica.
- La factura debe poseer el valor alfanumérico especial avalado por la DIAN, conocido como Código Único de Facturación Electrónica (CUFE).
Una factura electrónica no solo confiere veracidad a la transacción, sino que también contribuye al orden de tu empresa.
Es importante que tengas en cuenta que las entidades que han optado por una facturación electrónica voluntaria en Colombia, deben presentar su interés ante la DIAN e ingresar al Sistema Muisca de ésta, donde disponen de tres meses para llevar a cabo las pruebas de habilitación del software de facturación. Una vez se cumpla con las pruebas, la DIAN envía un comunicado en el cual indica la fecha en la que debe darse el inicio de la actividad de la facturación.
Finalmente, la facturación electrónica es un método moderno para soportar la recepción de un producto o servicio, así como para demandar la devolución o el rechazo de éste, permitiéndote corroborar la veracidad de la transacción bajo las condiciones de las normas establecidas.
